03.06.2020 :
Latvijas, Lietuvas un Baltkrievijas programmas Apvienotais tehniskais sekretariāts organizēja vebināru par projektu īstenošanu. Tiešsaistes vebināra laikā tika izskatīti šādi projekta ieviešanas jautājumi - dotāciju līguma parakstīšana, projekta vadība, izmaiņas projektā, atskaišu iesniegšana un projekta noslēgums.
Jautājumi un atbildes:
| Dotāciju līgums | |
| Pirms līguma parakstīšanas, nosacījumu izpildes laikā gaidot komentārus par budžetu un citiem dokumentiem, cik bieži mums jāraksta JTS lūgums par pagarinājumu dokumentus iesniegt, ja mēs vēl, piemēram, gaidām komentārus no projektu vadītājiem? | Par nepieciešamību pagarināt projekta apraksta un budžeta saskaņošanas laiku jāvienojas ar projekta vadītāju. Pagarinājums var tikt saskaņots e-pastā. |
| Ja vēl nav parakstīts līgums, vai es jau varu sākt reklamēties, stāstīt un likt visus norādītos tēmturus, logo. Vai labāk sagaidīt līguma parakstīšanu? Doma tāda, jau sākt sabiedrību sagatavot un iesaistīt, tā lai pēc līguma parakstīšanas max ātri visu var iesākt darīt. Ja projekts ir apstiprināts, tas nekur taču nevar pazust? | Jā, informāciju par projektu varat sākt izplatīt vēl pirms Dotācijas līguma noslēgšanas. |
| Projekta vadība | |
| Vai izmaiņas partnera Iepirkumu plānā ir jāsaskaņo ar ATS? Ja jā, tad tas būs paziņojums vai minor changes? Izmaiņas radušās, aktualizējot cenu priekšizpēti. | Izmaiņas projekta Iepirkumu plānā nav nepieciešams saskaņot ar ATS, t.i., atjaunotā iepirkuma plāna versija salīdzinājumā ar iepirkuma plānu, kas tika saskaņots pirms dotācijas līguma parakstīšanas, jāsniedz nav. Atkāpes no sākotnēji apstiprinātā plāna tiek uzrādītas projekta atskaitēs, aktivitāšu aprakstošā sadaļā "Deviations", pamatojot izmaiņu iemeslu. Būtisku atkāpju gadījumā ATS var lūgt skaidrot radušās izmaiņas detalizētāk. Tāpat visi atbalsta saņēmēji tiek aicināti sekot iepirkumu plānā paredzētajam un iepirkumus veikt kā saskaņā ar nacionālo likumdošanu, tā arī saskaņā ar Programmas prasībām. Nepieciešamības/jautājumu gadījumā ieteicams konsultēties ar ATS. |
| Ja veicot iepirkumu, rodas neviennozīmīga situācija, attiecībā uz iepirkuma uzvarētāju, ko būtu vērts darīt: nosūtīt iepirkuma rezutātus uz VARAM atzinumam? Uz JTS (ATS) komentāriem? | ATS neveic projekta iepirkumu dokumentācijas izvērtēšanu. Atzinuma sniegšanai aicinām sazināties ar kompetentām iestādēm Latvijā, t.sk. VARAM projekta auditoru. |
| Vai oficiālās vēstules tiks pieņemtas no Vadošā partnera, parakstītas ar e-parakstu? | Protams, pašreizējā situācijā, jā. Tiks pieņemtas. |
| Vai atskaites jāiesniedz EMS sistēmā? | Informējam, ka Latvijas, Lietuvas un Baltkrievijas pārrobežu programma nelieto eMS sistēmu. Nē, eMS sistēmā atskaites nav sniedzamas. Tās iesniedzamas papīra formātā un daļa dokumentu arī elektroniski. Savukārt COVID-19 laikā atskaites iespējams sniegt arī elektroniski. |
| Pēc novadu reformas, viss liecina, ka mūsu Viļakas novads tiks iekļauts Balvu novadā. Kā būs jārīkojas? | Līdz novadu reformai Latvijā projektu īstenošana notiek atbilstoši esošai situācijai. Izmaiņas projekta atbalsta saņēmēju juridiskajā statusā, ja tādas notiks, tiks veiktas atbilstoši nacionāliem normatīviem aktiem, kas būs spēkā reformas laikā. Vairāk par izmaiņām un saistītajām procedūrām sk. "Vadlīnijas pieteikumu iesniedzējiem un atbalsta saņēmējiem", 3.6.punkts "Grozījumi projektos". |
| Ja projekta labuma guvējs ir Latgales reģions un kick-off sanāksme bija paredzēta Daugavpilī, bet izvērtējot labāku sanāksmes mērķu sasniegšanu, tika izlemts vadīt sanāksmi Rēzeknē, vai tas skaitās būtisks grozījums un nepieciešama īpaša saskaņošana ar JTS? | Ja pasākums notiks "dzīvajā" un vēlaties mainīt vietu no Daugavpils uz Rēzekni - jāpiemēro nebūtisko izmaiņu saskaņošananas procedūra. Ja projekta aprakstā un budžetā ir minēta Daugavpils, tad attiecīgi tiks mainīts projekta apraksts un budžeta līnijas nosaukums, norādot citu pasākuma vietu. Sk. "Vadlīnijas pieteikumu iesniedzējiem un atbalsta saņēmējiem", 3.6.punkts "Grozījumi projektos". |
| Ja projekta partnerim projekta īstenošanas laikā mainās bankas konts, kā pareizāk, vēl ņemot vērā COVID-19, ir jāpaziņo JTS? | Ja bankas konts mainās galvenajam atbalsta saņēmējam - jāveic nebūtiski grozījumi projektā. Ja bankas konts mainās kādam no projekta partneriem - par to tiek informēts galvenais atbalsta saņēmējs. Izmaiņu pieprasījumu bankas konta maiņai ATS ieteicams iesniegts elektroniski skenētā veidā, līdzīgi kā sniedzami arī citi pieprasījumi par nebūtiskajiem grozījumiem projektā. Sk. "Vadlīnijas pieteikumu iesniedzējiem un atbalsta saņēmējiem", 3.6.punkts "Grozījumi projektos", tabula 22, ja esat no 1.projektu uzsaukuma konkursa. |
| Labdien! Kādā dokumentā ir atrodama tā 20.tabula? | Vadlīnijās projektu iesniedzējiem un ieviesējiem. Pieejamas arī latviešu valodā Programmas mājaslapā https://www.eni-cbc.eu/llb/lv/atbalsta-samjiem/vadlnijas-pieteikumu-iesniedzjiem-un-atbalsta-samjiem/4117 |
| Covid-19 | |
| Ko darīt, ja Kick-off tikšanās plānota klātienē, bet ierobežojoumu dēļ to ir iespējams rīkot attālināti? Vai jāveic grozījumi projektā? | Jā, grozījumi, kas saistīti ar projekta pasākumu formāta maiņu Covid-19 ierobežojumu dēļ (no klātienes pasākumiem uz attālinātiem (online)), saskaņojami ar ATS izmantojot "Paziņojums" procedūru. Sk. "Vadlīnijas pieteikumu iesniedzējiem un atbalsta saņēmējiem", 3.6.punkts "Grozījumi projektos" un "Norādījumus par projektu īstenošanu Covid-19 pandēmijas laikā". |
| Sakarā ar COVID-19 mums dažas aktivitātes aizkavējās pēc timesheet, attiecīgi pārmetām finansējumu BY partneriem, kuriem nebija tik daudz ierobežojumu, bet nākošajā peridā būs daudz finanšu izdevumu. Vai, gadījumā, ja visa nauda nebūs apgūta, būs nākošās fin.daļas procentuāls samazinājums? | Nākamais maksājums tiek rēķināts, ņemot vērā gan projekta prognozes un partnerības vajadzības nākamajam periodam, gan arī iztērēto summu, kas deklarēta atskaitē. Ja atskaitē deklarētais iztērētais ES finansējums sastāda mazāk nekā 70% no pirmā avansa maksājuma, tādā gadījumā sekojošais maksājums tiks samazināts par starpību, kas netika iztērēta līdz 70 % slieksnim no pirmā ES daļas maksājuma. Sk. "Vadlīnijas pieteikumu iesniedzējiem un atbalsta saņēmējiem", 3.5.4 punkts, 2.opcija un kārtību par nākamajiem maksājumiem. |
| Citi jautājumi | |
| Vai šie ir oficiālie haštagi? Kāds ieteikums katram par specifisko projektu, kā veidot haštagus? | Jā, šie ir oficiālie haštagi, ko lūdzam izmantot ar projekta aktivitātēm saistītajās ziņās. #latvialithuaniabelarus #lvltby #EUinmyRegion Izmantojiet arī īsu projekta nosaukumu (akronīms) gan lv, gan ang.val. Piem., ja jūsu projekts ir saistīts ar dabas aizsardzību, tad lai sasniegtu plašāku auditoriju, ir vērts lietot arī haštagus, kas saistīti ar jūsu tematiku. |
| Parādiet vēlreiz saiti ar tēmturiem! | Šādus haštagus lūdzam izmantot ar projekta aktivitātēm saistītajās ziņās: #latvialithuaniabelarus #lvltby #EUinmyRegion |
