МАТЕРИАЛЫ ВЕБИНАРА ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Видео вебинара:

Презентация

Вопросы и ответы:

Вопрос: Ответ:
А если не знаешь № конкурса? Номер конкурса определяется однозначной цифрой, в середине номера Вашего проекта. Например, ENI-LLB-1- 333 значит что Ваш конкурс первый.
Уточните по заполнению анкеты пожалуйста, о которой Екатерина говорила, где ее заполнять После выхода из вебинара появится окно со ссылкой на оценочную форму. Пожалуйста, заполните ее-она состоит из 2 частей
Нужно ли обновлять смету по ремонту? Непонятно, о каком виде ремонта идет речь. Ответ на вопрос зависит от многих факторов. Обновление проектной, сметной документации  необходимо, если это требуется национальным законодательством, правилами проведения закупки. Данный вопрос мы рекомендуем детально обсудить с Вашим проектным менеджером. 
Для координатора и бухгалтера бенефециара 2 по оплате необходимо ли создавать некие локальные документы в организации? Да, вовлечение сотрудников в проект должно быть оформлено в организации  в соответствии с Правилами Программы и внутренними правилами организации
Если в проекте участвуют несколько белорусских бенифициаров все делают отдельно или общим пакетом? На регистрацию в Минэкономики подается 1 белорусский бенефициар за всех
Можно ли задавать здесь вопросы по закупкам? Вы можете задавать здесь вопросы, и мы постараемся на них ответить. В тоже время, постарайтесь, пожалуйста, концентрироваться на вопросах, касающихся текущей темы семинара.
Объясните пожалуйста процедуру продления сроков в Минэкономики РБ (как правильно рассчитать сроки, которые нужно продлить) Пожалуйста, свяжитесь  по этому вопросу со специалистом по информации в Беларуси Екатериной Кухаренко  моб.: +375 25 949 28 64
Дополнение к заданному мной вопросу о продлении сроков: Если Грант-контракт подписан 24.04.2019 года, а одобрение в Минэкономики  18.12.2018, если срок реализации проекта 18 месяцев. Спасибо заранее за ответ Пожалуйста, свяжитесь  по этому вопросу со специалистом по информации в Беларуси Екатериной Кухаренко  моб.: +375 25 949 28 64
Подскажите пожалуйста, можно ли  в связи с эпидситуацией, подписать партнёрское соглашение и грантовый контракт партнёрам с помощью почтовой пересылки между партнёрами? Не совсем понятно, что подразумевается под почтовой пересылкой. Если это просто почтовая пересылка документов для подписи, то можно. Другие варианты Вы можете обсудить с проектым менеджером. Контракт о гранте подписывается ОУ и Ведущим Бенефициаром. 
Какая процедура закупки используется для закупки товаров из средств софинасирования Используется процедура, указанная в утвержденном Плане закупок, а также соответствующая правилам Программы (Приложение II к Руководству). Пожалуйста, всегда сверяйте выбираемые процедуры с Приложением II  к Руководству для заявителей и бенефициаров, касающимся процедур проведения закупок. 
В случае продления сроков реализации проекта в соотсветствии с грантовым контрактом, минэк необходим документ от донора, является ли таковым документом грантовый контракт и можем ли мы его предоставлять в непереведенной версии? Да, это Контракт о гранте. Перевод его обязателен на официальные языки РБ-русский или белорусский.
По проекту мы закупили оборудование. Его стоимость превысила бюджетную. На момент подачи промежуточного отчета возможности для использования других статей по п.4 ""Долгосрочные инвестиции"" отсутствовали. Поэтому мы подали отчет на меньшую стоимость оборудования. В другом периоде появилась экономия по другой статье п.4. Можем ли мы заявить в следующем промежуточном отчете недостающую сумму за счет экономии, предварительно согласовав с СТС малые изменения? Ответить на этот вопрос детально сможет проектный менеджер и финансовый менеджеры Вашего проекта. Так как они в курсе того, как проект реализуется. Но, если расходы понесены в отчетный период, они должны быть включены в соответствующий отчет за данный период.
В случае, если проект 2-х годичный, на какой срок разумно продлить срок реализации проекта исходя из практики после итогового отчета до финального платежа? Из опыта, период регистрации в Минэкономики должен охватывать и период на получение итогового платежа. Поэтому на более позднем этапе реализации Вы будете более точно знать, на сколько продлевать.
В течение какого времени с начала проекта должны быть перечислены деньги первого транша? Первый транш перечисляется после заключения Контракта о гранте, одобрения аудитора и предоставления запроса на выплату
Что есть стартовая встреча?

*спикер ответил на этот вопрос в прямом эфире

Стартовая встреча - это начальная встреча в начале реализации проекта. Такие собрания помогают познакомить участников команды, обозначить цели, обсудить принципы и способы реализации проекта, согласовать планы действий и сделать сотрудничество прозрачным. 

70% от первого полученого транша должны быть использованны каждым бенефициаром или в общем всеми партнерами? Всеми бенефициарами, включая Ведущего Бенефициара.
Если реализованная сумма превышает первый авансовый платёж Не ясен Ваш вопрос. Что Вы понимаете под реализованной суммой? Пожалуйста, свяжитесь со своим проектным и финансовым менеджером для прояснения деталей вопроса.
Как насчет рускоязычных программ? Непонятно, что имеете в виду под ""русскоязычными программами"
Татьяна, скажите, пожалуйста, Вы сказали, что проверки могут проводиться на протяжении 5 лет после выплаты итогового платежа по Проекту. Однако, в шаблоне партнёрского соглашения указано - 5 лет по Программе. Вопрос - так после чего проекта или Программы? Проверка относительно целевого использования инфраструктуры - 5 лет после получения итогового платежа. Доступ к документам и информации по реализованному проекту - 5 лет после выплаты баланса Программой.
В соответствии с бюджетом проекта мы должны проводить встречи Руководящего комитета. В Руководящий комитет входят 2 человека, в том числе тот, кто не является сотрудником организации-бенефициара. В рамках проекта запланирована встреча у Ведущего Бенефициара с выездом за рубеж. По бюджету предусмотрена выплата суточных, в том числе и не сотруднику. По белорусскому законодательству этого делать нельзя, но в плане распределения для МинЭкономики мы предусмотрели эту выплату, как ""выплаты командировочных участникам"". То есть подоходный налог не удерживается. Но при проверке аудиторы посчитали выплату команировочных для не сотрудника как не приемлемые. Они правы? Просим Вас обсудить этот специфический вопрос с Вашим финансовым менеджером.
По Правилам программы в разделе 2 Бюджета суточные могут быть запланированы только для сотрудников организации-бенефициара проекта и, безусловно, по национальному законодательству суточные не могут быть выплачены не сотруднику организации.
Стартовая встреча начинается с реализацией проекта или это также встречи , которые были при написании проекта? Стартовая встреча и все другие мероприятия, предусмотренные проектной заявкой, поводятся только в течение периода реализации проекта.
В Руководящием комитете не могут быть сотрудники организации, это конфликт интересов. Тогда за чей счет они должны выезжать к партнерам? Не всегда, в зависимости от функций Руководящего комитета. Расходы несотрудников можно покрывать как расходы участников мероприятий. Рекомендуем обсудить данный специфический вопрос с закрепленным за Вашим проектом проектным и финансовым менеджерами СТС.
В связи с пандемией срываются планы реализации проекта. Есть ли решение Секретариата о порядке переноса мероприятий или изменении планов проекта? Это необходимо решать индивидуально с менеджером проекта, так как зависит от многих факторов.
Любое превышение суммы бюджета ( даже на 1 Евро) по статьям пойдет в отчете красным и без заполнения формы Требования по изменению с согласованием с СТС отчет не принимается. Так это существенное изменение (превышение бюджета на меньше 15%) или нет? Существенное - если в результате одного или нескольких  изменений суммы в разделах бюджета меняются на 15% или более от изначальной суммы.
Стоит разделять процедуры внесения изменений в проект и предоставление Отчета о реализации проекта. Расходы в отчете должны соответствовать правилам приемлемости расходов, в том числе расходы не должны превышаеть установленные суммы в Бюджете, что означает что изменения должны быть внесены до предоставления отчёта аудитору и Секретариату.
Вы задаете вопросов большие, малые и уведомлени, говорили о существенных и несущественных , не приводя аналоги/синонимы большие=существенные, малые=несущественные (синонимы)
*спикер разъяснил этот вопрос в прямом эфире
Если замена руководителя проекта по уважительной причине Об изменениях в руководящем персонале, вне зависимости от причин, необходимо сообщить в Уведомлении, кроме того - указать в отчете. 
Что такое уведомление?

*спикер ответил на этот вопрос в прямом эфире

Уведомление (в контексте темы вебинара) - это официальное информативное письмо, посредством которого  СТС может быть уведомлён о некоторых видах изменений в проекте. Более детальная информация может быть найдет в Секции 3.6 Руководства для Бенефициаров и заявителей.  

Если на визы было заложено по 80 евро и вскоре эти суммы изменятся до 35 евро в какую стаью бюджет можно перенаправить средства? В ту, где есть необходимость в средствах.
Будут ли приняты к сведению СТС расходы такого плана:перечислен авансовый платеж на приобретение автомобиля по проекту (Например 40% от всей суммы), но к дате отчета автомобиль не получен еще. Получим ли мы следующий авансовый платеж в полном обьеме? Полнота получения платежа и приемлемость расходов - это два отдельных вопроса. Если речь идет об авансе поставщику и данное условие четко указано в заключенном договоре, то  данные расходы могут быть задекларированы в отчете проекта, основанием для выплаты будет являться Ваш договор. Полнота последующих платежей будет зависеть от суммы понесенных приемлемых расходов за отчетный период всех бенефициаров проекта. С условиями выплат последующих платежей Вы можете ознакомиться в пункте 5.1. Контракта о гранте и Приложения к нему (если имеется).
На основании соглашения ЕС и Беларуси уменьшена сумма затрат на шенгенскую визу. К какому виду изменений относится это действие? Планировалось 60 евро,сейчас 35 евро. Надо знать Ваш бюджет, чтобы ответить. Экономии направьте туда, где они требуются.
Дмитрий, но Запрос на изменение евроцентов же все равно нужен, если стол на 1 Евро дороже куплен, а стул на 1 Евро меньше? Если это несущественные (малые) - соберите все такие мелкие изменения и подайте. Если же этот евроцент или евро переводит изменения в существенные, то существенные не могут быть ретроактивными. Прошу подробнее проконсультироваться с финансовым менеджером.
Татьяна, скажите, пожалуйста, местный координатор обязательно должен быть в штате бенефициара или возможно оказание услуг по координации на основании договора возмездного оказания услуг? Спасибо! Первый раздел бюджета (персонал) это только трудовые договора. В тоже время для целей проекта, при необходимости при разработке бюджета могут закладываться средства в раздел 3 на оказание экспертных услуг по другим видам договоров. 
Если практико-ориентированный обучающий семинар и провести его в онлайн формате невозможно, то как быть с учетом текущей эпидситуации? Значит, вы откладываете реализацию этого мероприятия на более поздний срок, при это стоит подумать, возможно, есть мероприятия, которые можно провести на данном этапе, чтобы проект не останавливался.
Будет ли разослана презентация выступающих на электронные адреса участникам вебинара? Презентации будут в последствии размещены на вебсайте (вместе с видео и вопросами/ответами)
Добрый! у нас бюджетная организация. Софинансирование предусмотрено облисполкомом. В данной экономической ситуацией.. нам не обещают софинансирование. Какие действия в такой ситуации? Софинансирование должно быть представлено Бенефициарами, подписав контракт (партнёрское соглашение) Вы согласились на такого рода условия контракта. Возможно, стоит обсудить ситуацию с вашим менеджером, для поиска оптимального решения
Скажите пожалуста всех ли аудиторов нужно одобрять в мин. охраны окр.ср. и регион.развития Выбор аудиторов в Беларуси и Литве осуществляется путем проведения закупки, отобранные аудиторы одобряются Органом управления (Министерство Внутренних дел Литовской Республики). В Латвии функции аудиторов должны осуществляться только соответствующими службами Министерства охраны окружающей среды и регионального развития Латвийской Республики.
Если в бюджете указана сумма больше, чем мы потратили, как это повлияет в дальнейшем на реализацию. В последствии, если у Вас будут бюджетные статьи, где не будет хватать средств, Вы сможете перенести туда сэкономленные средства.
Пришлете ли вы презентации данного вебинара? Презентации будут выложены на вебсайт Программы (вместе с видео и ответами/вопросами)
https://www.eni-cbc.eu/llb/ru/
Если датой начала проекта МИнэкономики Беларуси ставит 01.11.2019, а контракт подписыватся +- 10.06.2020г. Какая дата считается началом реализции? Дата, указанная в Контракте о гранте, является датой начала реализации проекта.
В Минэкономики Вам необходимо зарегистрировать изменения, ибо даты реализации не соотвествуют датам регистрации в Минэкономики. Пожалуйста, свяжитесь  по этому вопросу со специалистом по информации в Беларуси Екатериной Кухаренко  моб.: +375 25 949 28 64
Каким образом отразить в итоговом финансовом отчёте расходы на аудит по проекту, учитывая что оплата производится после проверки расходов итогового отчёта (месяц курса inforeuro, сумма)? Данные расходы  будут считаться приемлемыми в том случае, когда они понесены и оплачены, однако платежи по аудиту по окончании проекта относятся к исключению (см. п. 2.2.3 (iii) Руководства для Заявителей и Бенефициаров). Рекомендуем обсудить данный специфический вопрос с закрепленным за Вашим проектом проектным и финансовым менеджером СТС.
В связи с новыми условиями оплаты труда в РБ в бюджетных организациях  всем работникам устанавливается: оклад,надбавка за напряженность и сложность в работе в размере до 200%(на усмотрение руководителя).Будет ли эта надбавка приемлемыми расходами  т.к. зарплата выплачивается из средств софинансирования. Да, будет (см. пункт 2.18 (b) Приложения 1 к Руководству для Заявителей и Бенефициаров).
Какие интернет-порталы приемлемы для размещения публикации? В каждом конкретном случае это обговаривается заранее со специалистами по информации-смотря по количеству подписок/просмотров. Пожалуйста, зарегистрируйтесь на вебинар по коммуникации, который пройдет 11 июня.
Если мероприятие (к примеру встреча рабочей группы (6-10чел) по строительству объекта) проводится на режимном объекте, где фото/видеосъемка запрещены, как поступать в таком случае? Вы всегда можете сделать фото до входа в режимный объект. И разъяснения будут представлены в отчёте.
Какого размера должна быть надпись о финансировании, ЕС и Программе в пропорции к объекту закупки? В каждом конкретном случае это обсуждается заранее со специалистом по коммуникации. Надпись должна быть хорошо видима.
Мягкие мероприятия - уточните, это все мероприятия онлайн? Мягкие мероприятия - это меропрятия не связанные с инфраструктурой, т.е. встречи, семинары, концерты, публикации и так далее. Стройка - это инфраструктурные мероприятия
А кто у нас специалист по коммуникации? Екатерина Кухаренко
https://www.eni-cbc.eu/llb/ru/kontakty/15
Софинансирование было предусмотрено из областного бюджета.   В данной ситуации спецсчет организации пустой... организация не может взять на себя софинансирование... в данной ситуации. Обсуждать с менеджером Стс? Да, обратитесь к менеджерам Ведущего бенефициара и СТС
Может ли выполнять функции бухгалтера проекта главный бухгалтер организации? Да, может, если это не противоречит внутренним правилам организации.
Опять вопрос с короновирусом, но ближе к ситуации. У нас 3 фестиваля нужно провести и только до сентября-октября. Если ситуация продлится, то на ноябрь-декабрь мы не можем перенести. Беспокоимся заранее. Один запланированный на 01.05. отменен. Под угрозой конец июня. Вам нужно обратиться к Вашему менеджеру, чтобы найти оптимальное решение. Поставить проект на паузу не представляется возможным, так как есть сроки реализации.
Можно ли проводить закупки раньше чем это указано в закупочном плане (при условии что денег достаточно)? Например, услуги экспертов в закупочном плане указаны во втором квартале. Можно ли проводить закупку в первом квартале (кварталы я указываю с момента старта проекта? Можно. Если при реализации проекта возникает необходимость в закупке эксперта, скажем, в первом квартале, а не во втором, как было обозначено в закупочном плане, то вы можете закупить в тот момент, когда возникает необходимость. При этом вносить изменения в закупочный план не нужно, соответствующие разъяснения необходимо представить в промежуточном отчёте.
Дополнительно, обратите внимание на то, что процедуры закупкок могу быть начаты даже до заключение Грантового соглашения, но договоры могут быть заключены только после даты начала реализации проекта.
Если в плане закупок процедура вербальная, а по факту проведённой закупки, получается закупка на основании одного предложения. Надо ли дополнительно проводить процедуру по более сложно процедуре? Надо ли после проведения закупки согласовывать увеличенную сумму? В какие сроки? Либо это можно сделать позже, после проведения работ? При составлении закупочного плана, классификация вида закупки осуществляется путём оценки пороговой суммы, запланированной в бюджете. Вербальная процедура выбирается при стоимости закупки до 3000 евро. В случае, если по факту сумма закупки превышает эту сумму, то должна использоваться более конкурентная процедура. В тоже время, подобного рода изменения повлияют также и на бюджет проекта, т.е. вам необходимо предварительно перед закупкой (или если это малые изменения, по согласованию с менеджерами, ретроактивно) внести изменения в бюджет проекта. В данном случае вы используете правила, предусмотренные Руководством для Бенефициаров и заявителей, Секция 3.6.
Можно ли на время COVID-19 приостановить деятельность проекта, а затем продлить его срок.  Деятельность проекта не может быть приостановлена. В данной ситуации бенефициарам рекомендуется пересмотреть график реализации проекта и сконцентрироваться на реализации мероприятий, которые не были затронуты пандемией (например, закупка оборудования, проведение мероприятий, не требующих массового скопления людей). Также, в некоторых случаях, по согласованию с менеджерами, и при соблюдении процедур, некоторые мероприятия могут быть перенесены в режим онлайн (например, проведение стартовой встречи через платформу zoom).
Разъясните правила заполнения таблицы Logical Framework при продаче промежуточного и финального отчётов.  Таблица заполняется строго в соответствии с индикаторами, обозначенными в грантовом соглашении, то есть новых дополнительных/описательных индикаторов не стоит обозначать. Для каждого индикатора используйте одну отдельную строку.
Построчно:
в графе Results chain - указывайте что вы собираетесь достигнуть (строго из грантового соглашения, в большинстве случаев это Rationale);
в графе Indicators - указывайте то, как будет измеряться то, что вы собираетесь достигнуть (строго из грантового соглашения, в большинстве случаев это Objectively verifiable indicators of achievement без численного показателя);
в графе Contracted value - указываете численный показатель индикатора (строго из грантового соглашения, в большинстве случаев это численный показатель Objectively verifiable indicators of achievement );
в графе Achieved within reporting period - указываете достигнутые результаты/произведённые продукты/ реализованные мероприятия в рамках периода, за который отчитываетесь;
в графе Achieved since the start date (cummulative) - указываете кумулятивное значение достигнутого результата/продукта/мероприятия по итогам всех прошедших отчётных периодов;
в графе Progress (%) - по формуле высчитываете прогресс реализации проекта в процентом соотношении.
В случае вопросов при заполнении матрицы, обращайтесь к вашему проектному менеджеру в Секретариате.