VEBINARO „BIUDŽETAS IR IŠLAIDŲ TINKAMUMAS“ MEDŽIAGA (2020 M. BIRŽELIS)

Latvijos, Lietuvos ir Baltarusijos programos Jungtinis techninis sekretoriatas organizavo vebinarą „Biudžetas ir išlaidų tinkamumas“.

Pranešimas, skaitytas vebinaro metu

Klausimai ir atsakymai:

Kas yra bendras finansavimas (ko-finansavimas)? Ko-finansavimas yra nuosavas partnerio  įnašas į projektą,  dalis, kuria turi prisidėti prie projekto kiekvienas projekto partneris, dažniausiai tai 10 % (didelės apimties projektams - procentas varijuoja).
Ar bendro finansavimo dalį turiu pervesti į tą saskaitą ir tada daryti apmokėjimus?  Nebūtinai, kaip Jums patogiau, buhalteriniai įrašai (debetas/kreditas) turi atitikti 90/10 procentuotę, t.y. paprašius išfiltruoti projekto įrašus, sumos, nurodytos ataskaitose, turi būti tokios pat, kaip ir apskaitoje finansavimo lygiu.
Ar mokėjimo prašymus galima teikti tik kas 6 mėn., ar ir dažniau (jei, pvz. po  6 mėn. neišnaudojama 70 proc., o tik 30 proc.), tačiau po 8 mėn. jau išnaudojama 95 proc. Ne, mokėjimo prašymas (išskyrus pirmąjį) visada yra teikiamas drauge su pažangos ataskaita, o pažangos ataskaita yra teikiama kas 6 mėn.
Ataskaitos turi būti teikiamos už kiekvieną periodą (kas 6 mėn.)? Taip, teisingai.
Ar galima keisti auditorių projekto eigoje, jei jis pasirodo netinkamas? Taip, galima, jei turite tam rimtą pagrindą, jei tai leidžia sutarties, pasirašytos su auditoriais, sąlygos. Tik turėkite omenyje, kad tokiu atveju reikia pakartoti auditoriaus parinkimo, tvirtinimo procedūrą iš naujo. 
Ar galima, pvz., sąskaitą už lauko ekraną apmokėti projekto lėšomis ir plius savu indėliu? Kaip savo indėlio apmokėjimą pažymėti pavedime?  Taip, galima. Galite rašyti sutrumpinimus. Auditorius patikrins Jūsų apskaitos įrašus, pagal kuriuos matys , kurią dalį iš apmokėtos sumos Jūs priskyrėte ES finansavimo daliai ir kurią - nuosavam  indėliui, ataskaitoje taip pat padalinsite atitinkamai pagal finansavimo šaltinius.
Jei inforEuro kursas didesnis, o mes išleidome mažiau, deklaruoti pagal InforEuro? Taip, visada tik pagal inforeuro kursą. 
Ar būtina kreiptis į Jus, jei pasikeitė dienpinigių norma, bet bendroje biudžeto eilutėje neviršijame vieneto (unit'o, pvz., gavosi pigesnė nakvynė ir pan.).  Nereikia, jei matote, kad tilpsite į suplanuotą biudžetą visoms toje eilutėje numatytoms kelionėms. Negalite panaudoti visos sumos vienai kelionei, o kitai nebepalikti pinigų.
Ar projekto sutaupymus galime panaudoti įrangos draudimui?  Jei tokios išlaidos nebuvo suplanuotos, pirmiausia turite suderinti tokį poreikį su projekto vadovu JTS, pagrįsti, įrodyti, kad tikrai reikia pakeitimo projekte. Taip pat nepamirškite, kad draudimo laikotarpis turi būti tik projekto įgyvendinimo laikotarpiu, draudimas, kuris galiotų po projekto pabaigos - bus netinkamas.
Projekto žmogiškųjų išteklių biudžete kiekvienai darbuotojo pozicijai numatytas darbo valandų projekte skaičius, valandinis įkainis €/val., ir visas biudžetas, pvz., 210 darbo val., 11 €/val.  ir viso 2 310 €.  Projekto trukmė - 21 mėnuo. Mūsų manymu, projekto žmogiškųjų išteklių biudžete turi būti įvertintos visos su projekto darbuotojų darbu susijusios privalomos išlaidos – tiek darbo užmokestis, tiek darbdavio soc. draudimo įmokos, tiek atostoginių išmokėjimas. Pagal LR teisės aktus darbuotojui priklauso 20 darbo dienų atostogų už darbo metus, taigi už projekto trukmės laikotarpį – 21 mėnesį – priklausytų 35 dienos atostogų. Taip, skaičiuojant įkainį turite įvertinti ir priskaičiuotą darbo užmokestį ir darbdavio Sodrai mokamus mokesčius, tačiau atostoginiai, kaip ir nedarbingumo išmokos gali būti dengiamos iš projekto biudžeto tik tais atvejais, kai  visas darbuotojo dirbtas laikas yra priskirtas darbui su projektu, t.y. kai darbuotojas yra įdarbinamas tik darbui su projektui. Jei darbuotojas tik dalį savo darbo laiko skirs projektui, atostoginiai, nedarbingumo išmokos nėra dengiamos iš projekto lėšų. Šiuo atveju darbdavys tokias išlaidas dengia iš nuosavų finansavimo šaltinių.
Ar teisinga bus, jeigu darbo sutartyje ar susitarime su projekto darbuotoju sulygsim ne 11 €/ val. įkainį (kaip numatyta biudžete), o sumažinsim jį darbdavio soc. draudimo įmokomis ir atostoginiais, kuriuos privalėsim mokėti, jei darbuotojas atostogaus (ar jam bus išmokama nepanaudotų atostogų kompensacija)? Pirmiausia, paskaitykite, kaip planuota projekto biudžete. Jei darbuotojas dirbs ne tik su projektu, bet ir atliks kitas funkcijas - dirbs ne pilną darbo laiką, tuomet atostoginiai iš Programos, projekto finansavimo nėra kompensuojami. Taip, žmogui atostogos priklauso, atostoginiai taip pat, deja, jie nėra finansuojami Programos, turėsite dengti  savo, t.y. organizacijos lėšomis.  Visais atvejais dėl konkrečių situacijų/atvejų projekte, rekomenduojame papildomai pasitarti su projekto finansininku iš JTS.
Klausiau apie atostoginius - atsakėt, kad tinkamos išlaidos tik tuo atveju, jei darbuotojas dirba tik projekte. Tai tuomet darbo sutartyje su juo sulygstame mažesnį valandinį įkainį, nei biudžete numatyta? Tam, kad įvertinti būsimus atostoginius?  Jei atostogaus projekto įgyvendinimo metu, tilpsite į numatytą biudžetą, nes atostogų dienos bus prilyginamos dirbtam laikui, bet jei norėsite išmokėti kompensaciją už nepanaudotas atostogas, taip, tuomet mažinkite įkainį, kad tilptumėte į bendrą numatytą tai pozicijai sumą biudžete.  Visais atvejais dėl konkrečių situacijų/atvejų projekte, rekomenduojame papildomai pasitarti su projekto finansininku iš JTS.
Ar tikrai atostogautas dienas galima rodyti, kaip dirbtą laiką, kuris numatytas biudžete? Jūs apskaitoje skaičiuosite atostoginius ir deklaruosite ataskaitoje darbo užmokestį už dirbtas valandas, plius atostoginius. Be abejo, nežymėsite, kad atostogų metu asmuo dirbo su projektu, tačiau suma bus su atostoginiais, nes tokia išmoka bus tinkama finansuoti.  Visais atvejais dėl konkrečių situacijų/atvejų projekte, rekomenduojame papildomai pasitarti su projekto finansininku iš JTS.
Jei numatėm 210 darbo val., tai, pvz., 200 dirba, 10 atostogauja?  Skaičiuokite pagal projekto įgyvendinimo trukmę, kiek maksimaliai gali priklausyti dienų, valandų ir pan.
Kaip apskaitoje skaičiuosim atostoginius - kuriuo momentu?  Laikaraštyje, kuriame nurodote dirbtas valandas su projektu, žymėsite, kad asmuo atostogavo, tuomet, kai jis atostogaus. Darbo užmokesčio apskaičiavimas projektui taip pat vykdomas kas mėn, į ataskaitas įrašysite kiekvieno asmens kiekvieno mėnesio sumas (8 lentelėje). Tai yra tokia pati tvarka, kaip paprastai būna organizacijose.
Jei biudžete numatyta 210 darbo val. su 10 €/ val. įkainiu, už atostogas apmokėti reiks papildomų pinigų, jei darbo sutartyje nesumažinsiu įkainio?  Jei dirbate tik su projektu ir pvz., projekto trukmė - 24 mėn, vadinasi, asmeniui priklauso 40 darbo dienų atostogų. Jei asmuo atostogaus projekto įgyvendinimo metu, kas mėnesį skaičiuodami darbo užmokestį, skaičiuosite ir atostoginius, jei tą mėnesį asmuo atostogaus. Jei jis neatostogaus, ar liks kažkiek nepanaudotų atostogų, o projektas jau baigsis, Jūs galėsite iš projekto lėšų kompensuoti tik tiek atostoginių išlaidų, kiek bus likę pinigų toje biudžeto eilutėje Todėl tokį paskaičiavimą reikia atlikti prieš pasirašant sutartį su dirbančiuoju, jei norite tilpti į biudžete nurodytą sumą.  Visais atvejais dėl konkrečių situacijų/atvejų projekte, rekomenduojame papildomai pasitarti su projekto finansininku iš JTS.