VEBINĀRA PAR PUBLICITĀTI, INFORMĀCIJU UN KOMUNIKĀCIJU PROJEKTOS MATERIĀLI (2020. GADA JŪNIJS)

Latvijas, Lietuvas un Baltkrievijas programmas Apvienotais tehniskais sekretariāts organizēja vebināru par publicitāti, informāciju un komunikāciju projektos.

Vebināra prezentācija

Jautājumi un atbildes:

Par programmas karodziņu tāds, ko parasti liek uz galda, kad notiek projekta pasākumi - vai to izgatavo sekretariāts un atsūta Vadošajam partnerim? Nē, Sekretariāts karodziņus neizgatavo. Labā prakse būtu projekta pasākumu laikā likt uz galda visu iesaistīto valstu un ES karodziņus, kā pašvaldības parasti to dara starptautisko sanāksmju laikā. Tāpat atcerieties arī izvietot informatīvu plakātu (vai roll-up stendu) un fotografēt to pasākuma norises vietā.
Iespējams, ka zemāk minētais jautājums nav šī vebināra darba kārtības jautājums, tomēr vēlētos saņemt ATS viedokli par mūsu 3. konkursa projekta turpmāko gaitu. Šobrīd esam precizējuši minētā projekta budžeta tāmi atbilstoši ATS vēstulē minētajiem komentāriem, kā arī veikuši papildus pozīciju precizējumus. Lūdzu ATS viedokli.  Labdien! Kā minējām iepriekšējā vebinārā par projekta īstenošanas prasībām, 3.uzsaukuma projektu labojumi, precizējumi tiek izskatīti rindas kārtībā un tuvāko mēnešu laikā tiks saskaņoti.
Vai logotipu izvietošanai ir nozīme? T.i., vai to var izvietot gan rakstu beigās, gan sākumā? Jā, runājot par rakstiem, logotipus var izvietot jebkurā raksta vietā, galvenā prasība - tiem jābūt labi saskatāmiem un tie nedrīkst būt mazāki par citu partneru logotipiem.
Vēlētos uzzināt kādu labās prakses piemēru kā akcentēt komunikācijas prasības neatkarīgu rakstu autoriem/ pasākumu apmeklētājiem, kad viņi dalās ar saviem iespaidiem FB un IG vietnēs? Šāda  situācija teorētiski būtu, ja viņi apmeklē publiskus projekta pasākumus un izlemj dalīties ar atsauksmēm. Protams, no partnera puses tiek ievērotas visas komunikācijas prasības. Programmas komunikācijas prasību ievērošana attiecās tikai uz atbalsta saņēmēju sagatavotiem produktiem (piem., partneris sagatavoja preses relīzi un izsūtīja to medijiem), un protams, uz tādiem rakstiem presē vai ziņu portālos, kas tika apmaksāti no projekta budžeta. Ieteicams uzturēt draudzīgas attiecības ar preses pārstāvjiem, aicinot viņus piedalīties projekta rīkotajos pasākumos.
Cik ilgi pēc projekta pabeigšanas informatīvajam plakātam ir jābūt publiski pieejamam? Infomatīvajam plakātam projekta partnera biroja telpās jābūt pieejamam vismaz 6 mēnešu laikā pēc projekta noslēguma, jo notiks projekta auditi un pārbaudes.
Minējāt, ka brošūrai atruna var būt vāka apakšpusē, vai domāts pirmais vāks, vai ir pieļaujams, ka atruna tiek izvietota uz 4. vāka? Jā, atrunu iespieddarbos var likt gan 1. vāka, gan pēdējā vāka apakšpusē. Aicinām pirms drukāšanas vai publicēšanas saskaņot maketus ar attiecīgu ATS informācijas speciālistu.
Nolūkā organizēt praktiskus brīvdabas seminārus, paredzēts iegādāties un apdrukāt telti. Vai ir kādi labās prakses piemēri telts apdrukai, zinot, ka visas 4 sienas transformējas/noņemas? Kā ar vizuālās identitātes obligātajām prasībām (logo, nosaukums, atruna) – augšā priekšpusē, augšā sānos? Telts brīvdabas semināram ir aprīkojums, tātad obligātās prasības ir šādas: ES un Programmas logo, frāze par ES finansējumu un teikums "Iegādāts ar Eiropas Savienības atbalstu". Telts apdruka var būt augšā vai sānos, galvenā prasība - tai informācijai jābūt apmeklētājiem labi saskatāmai publiskā pasākuma laikā. 
Ja ir uzlikta plāksne telpās, kur atrodas pamatlīdzekļi un inventārs, vai ir atļauts nelīmēt uzlīmes? Mēs iegādāsimies daudz sīku priekšmetu, kuri tiks bieži uzmantoti. Pēc pieredzes varu teikt, ka uzlīmes neturas uz jebkuras virsmas. Jā, telpā var izvietot informatīvo plāksni, uzlīmes var nelīmēt. Piemēram, ja klase tiek aprīkota no projekta līdzekļiem, uz plāksnes var norādīt, ka šī klase tikusi aprīkota no ES un Programmas līdzekļiem - piem., uz informatīvās plāksnes jābūt frāzei: "Klase tika aprīkota ar Eiropas Savienības finansiālu atbalstu".
Ienāca doma, ja mēs renovēsim ēku un siltināsim, varbūt mēs varam uz ēkas sienas krāsojuma iestrādāt ES karogu? Tā lai redz ilgāk nekā 5 gadus. Paldies, interesants piedāvājums! Eiropas Komisijas publicitātes prasības attiecībā uz remontiem/būvdarbiem infrastruktūras objektos ir šādas: darbu laikā un 6 mēnešus pēc to beigām ir jābūt stendam (būvtafelei), un tad 5 gadu laikā pēc projekta noslēguma - plāksnei. Uz ēkas sienas iestrādāt ES karogu var būt pagrūti, jo vajadzēs izvēlēties pareizos toņus gan karogam, gan zvaigznēm, kā arī nodrošināt to, lai 5 gadu laikā tie toņi paliktu nemainīgi (piem., neizbalētu).
Vai ir jāfotografē arī kafijas pauzes galds, pusdienu galds? Prasības bildēt kafijas galdus nav. Kā pamatojošie dokumenti šīm projekta pasākumam un izmaksām būs dalībnieku reģistrācijas lapas/saraksti, pasākuma norises foto, pavadzīmes.
Kādas ir prasības attiecībā uz līgumiem, iepirkumu nolikumiem, oficiālajiem ielūgumiem? Vai uz tiem jābūt logotipiem? Vadlīniju 2.pielikums "Detalizēti iepirkumu noteikumi" paredz, ka visiem iepirkumu dokumentiem, kas iet uz āru - uzaicinājumiem piedalīties iepirkumā, nolikumiem - ir jāsatur ES un Programmas logo, frāze par ES finansējumu, projekta un Programmas nosaukums. Uz līgumiem pietiek ar projekta nosaukumu un numuru (ieteicams arī Programmas nosaukums), bet uz rēķiniem pietiek ar projekta numuru.
Katrā pasākumā, jābūt papīra formātā vērtēšanas anketām. Vai var piemēram izsūtīt dalībniekiem elektroniskas aptaujas?  Pēc pasākuma var izsūtīt arī e-aptaujas (piem., google formas), pēc tam informāciju apkopot. E-aptauju izsūtīšanas gadījumā pierādījums, ka tās tika izsūtītas, būs, piemēram, jūsu e-pasts. Var izmantot arī papīra anketas.